Protokollarischer Ablauf eines Empfangs

Wer kennt Sie nicht, die Situation vor einer Veranstaltung. Das Geschäft läuft, es gibt Arbeit mehr als genug. Und die nächste Veranstaltung steht vor der Tür. Organisation ist angesagt. Gerade in sehr belebten Zeiten ist ein guter Plan gefragt. 
Unsere Checkliste mit protokollarischen Ablaufregeln wird Ihnen für Ihren Empfang behilflich sein, einen perfekten "Roten Faden" zu ziehen:

1. Die Begrüßung der Gäste, der Aperitif:

- Bei einem offiziellen Empfang erwarten der Gastgeber, neben ihm der Ehrengast, dann die Gattin des Ehrengastes und der Mitgastgeber (Gattin des Gastgebers) die Gäste beim Eingang des Begrüßungsraumes. Die Gäste werden dem Ehrengast vorgestellt. Hinter dieser Gruppe wird den Gästen der Aperitif (bereits in Gläsern, auf Tabletts) zugereicht.

- Bei einem gesetzten Essen ist im Begrüßungsraum eine Staffelei mit einem Placement aufgestellt, aus dem die die Sitzordnung ersichtlich ist. Oft wird heute nur mehr der Ehrentisch oder bei einem langen Ehrentisch die Mitte des Ehrentisches namentlich gesetzt, für die übrigen Gäste gilt freie Sitzordnung. Bereits während des Aperitifs werden die leeren Gläser eingesammelt, die restlichen am Eingang zum Empfangsraum.

Der Gastgeber führt den Ehrengast, insbesondere wenn er neben ihm platziert ist, zum Sitz, alle anderen Gäste nehmen selbstständig Platz.

Bei feierlichen Essen ist oft eine Tischmusik vorgesehen, z.B. ein Streichertrio oder ein Pianino. Die Musik beginnt zu spielen, wenn die Gäste Platz genommen haben und mit dem Einschenken des Wassers bzw. des Weines begonnen worden ist.

2. Reden:

Es gibt in der Regel drei Möglichkeiten, zu welchem Zeitpunkt Reden gehalten werden:

a. Bei Empfängen mit vielen Medienvertretern (der Einfachheit halber, damit diese nicht zulange auf die Reden warten müssen) und bei Essen mit Buffets wird die Begrüßungsrede des Gastgebers gegen Ende des Aperitifs im Begrüßungsraum gehalten.

Gibt es zwei Gastredner, die sprechen wollen, spricht der zuerst, in dessen Räumen das Bankett stattfindet, in einem neutralen Raum zuerst der Rangniedrigere.

Üblicherweise wird in Österreich in Deutsch gesprochen, allenfalls in konstruktiver Übersetzung.

Ein Vertreter der Gäste, in der Regel der Ehrengast oder der höchstanwesende Gast antwortet. Wenn zwei Gäste antworten, gilt auch hier aufsteigende Reihenfolge: Der Höhere der Gäste spricht als Zweiter.

b. Nach klassischem Protokoll werden bei einem gesetzten Essen die Reden nach dem Hauptgang gehalten.

c. Es ist nicht üblich die Reden zwischen die Gänge aufzuteilen.

Beim nächsten Mal werde ich Ihnen die Tischeinteilung erläutern.

Ihr Erzherzog Ludwig Viktor